Detrás de cada producto que llega al mercado hay un conjunto de decisiones estratégicas que marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso. Una de las más importantes es la selección de proveedores. Pero, ¿cómo asegurarte de que trabajas con los mejores? Aquí entra en juego el sourcing: no es solo una lista de nombres, es una herramienta clave para evaluar, medir y fortalecer la relación con quienes hacen posible tu operación.
Pero no nos vamos a enfocar en el sourcing desde el punto de vista de las compras diarias o las transacciones ocasionales, sino sobre el proceso estructurado que permite identificar, medir y elegir a los proveedores más adecuados para garantizar el éxito de tu compañía. ¿Estás listo para descubrir cómo optimizarlo? ¡Comencemos!
¿Qué es el proceso de sourcing?
El sourcing, en términos sencillos, consiste en identificar, evaluar y seleccionar proveedores que puedan satisfacer las necesidades de una empresa. Este proceso tiene un impacto directo en la calidad del producto final, los tiempos de entrega y los costes. No se trata únicamente de elaborar una lista de posibles proveedores, sino de asegurarse de que cada opción seleccionada cumpla con estándares clave de desempeño.
El entregable del sourcing: la lista de proveedores
Un elemento central en el proceso de sourcing es la creación de una lista detallada de proveedores, conocido como output, que sirve como herramienta clave para la toma de decisiones. Esta lista, además de ser exhaustiva, debe estructurarse para facilitar la comparación y selección de opciones. Los datos esenciales que deben incluirse son:
Nombre de la empresa
Permite identificar claramente a cada proveedor y diferenciar entre competidores en el mismo sector.
Persona de contacto y cargo
Es crucial contar con un contacto directo, preferiblemente alguien con poder de decisión, como un gerente de ventas o de cuentas clave, para agilizar la comunicación.
Datos de contacto específicos
Es importante evitar correos genéricos (como “info@empresa.com”) o números generales de atención al cliente. Los datos personalizados, como correos electrónicos y números telefónicos directos, aseguran respuestas rápidas y eficaces.
Web oficial
Proporciona una primera visión de la empresa, sus productos y su posicionamiento en el mercado, además de validar su legitimidad.
Es decir, esta lista no se limita a ser un recurso operativo, sino que también actúa como una base estratégica. Contar con información precisa y detallada facilita no solo la selección inicial, sino también la construcción de relaciones sólidas y sostenibles con los proveedores. De este modo, se puede garantizar la continuidad operativa y lograr negociaciones más ventajosas en el futuro.
Además, una lista bien documentada se convierte en una referencia valiosa para los equipos internos, ayudando a compartir información y evitando duplicación de esfuerzos. Por ejemplo, puede ser utilizada por el equipo de compras, logística o incluso finanzas para verificar términos y condiciones, evaluar riesgos o realizar auditorías.
Más allá de seleccionar proveedores
Desde Mirihi, queremos hacer énfasis en entender el sourcing no como la simple tarea de elegir proveedores. Abarca un conjunto de actividades estratégicas que aseguran que las decisiones tomadas sean las más óptimas y sostenibles en el tiempo. Estas actividades forman un ciclo continuo que mejora constantemente la gestión de la cadena de suministro:
Definir la necesidad
Este primer paso implica una evaluación detallada de los requerimientos específicos, ya sea en términos de productos, servicios, materiales o capacidades. Es fundamental asegurarse de que la necesidad esté claramente alineada con los objetivos estratégicos de la compañía para evitar ambigüedades que puedan derivar en decisiones incorrectas.
Verificar que exista presupuesto
Antes de iniciar el proceso, se debe garantizar que haya una asignación presupuestaria adecuada. Con este punto nos referimos a que hay que considerar más que el coste directo de los proveedores, e incluir otros gastos relacionados, como transporte, almacenamiento y posibles contingencias.
Realizar estudios de mercado
Explorar el mercado para identificar tendencias, tecnologías emergentes y opciones disponibles es crucial. Este paso ayuda a entender qué opciones existen, cómo se posicionan los competidores y qué innovaciones podrían integrarse para obtener una ventaja competitiva.
Solicitar información (RFI) y presupuestos (RFQ)
El RFI (Request for Information) se utiliza para recopilar información preliminar sobre posibles socios, mientras que el RFQ (Request for Quotation) solicita detalles específicos sobre precios, tiempos de entrega y condiciones comerciales.
Crear una lista corta de candidatos ideales
Basándose en la información recopilada, se selecciona un grupo reducido de proveedores que cumplen con los requisitos establecidos. Luego, se evalúan más a fondo para determinar quiénes tienen mayor potencial para establecer una relación comercial exitosa.
Formalizar acuerdos y contratos
Una vez seleccionado el proveedor adecuado, se deben negociar términos claros y establecer contratos vinculantes. Estos documentos deben incluir cláusulas que aborden aspectos como tiempos de entrega, calidad, penalizaciones por incumplimiento y condiciones de pago.
Introducir nuevos proveedores
La incorporación de nuevos proveedores implica asegurarse de que estén alineados con los procesos y estándares de la compañía. Esto incluye preparación sobre los sistemas internos, integrarlos en las plataformas de gestión y establecer métricas claras para evaluar su desempeño.
Evaluar el desempeño de manera constante
El trabajo no termina con la selección de un proveedor. Es esencial monitorear continuamente su desempeño mediante indicadores clave como calidad, cumplimiento de tiempos, costes y flexibilidad. Así, se pueden identificar áreas de mejora y, si es necesario, considerar la búsqueda de alternativas.
El rol del sourcing en la cadena de suministro
El sourcing está presente en todas las fases de la cadena de suministro, desde la compra de materias primas hasta la distribución del producto final. Su impacto puede medirse en términos de eficiencia, rentabilidad y alineación estratégica:
Eficiencia operativa
Un sourcing eficiente asegura que los materiales y servicios necesarios estén disponibles en el momento adecuado, evitando interrupciones en las operaciones.
Rentabilidad
Al elegir proveedores confiables y competitivos, las empresas pueden reducir costes inesperados y mejorar sus márgenes de beneficio.
Estrategia empresarial
El sourcing estratégico implica alinear las decisiones de compra con los objetivos generales de la organización. Por ejemplo, optar por proveedores sostenibles puede reforzar el compromiso con la responsabilidad social corporativa.
Herramientas y tecnologías para el sourcing
La tecnología está transformando la forma en que las empresas gestionan el sourcing, proporcionando herramientas que aumentan la eficiencia y la precisión:
Sistemas de gestión de proveedores (SRM)
Estos sistemas permiten centralizar información, simplificar la comunicación y evaluar el desempeño de los proveedores.
Dashboards y KPIs
El uso de paneles de control y métricas clave facilita la toma de decisiones basadas en datos.
Inteligencia artificial y big data
Estas tecnologías ayudan a predecir riesgos, identificar patrones de compra y encontrar oportunidades para mejorar la eficiencia.
Beneficios de un sourcing estructurado
Un sourcing bien desarrollado puede generar grandes beneficios para cualquier empresa:
- Decisiones basadas en datos: los análisis objetivos mejoran la comparación entre opciones.
- Reducción de riesgos: se minimizan las posibilidades de interrupciones o problemas de calidad.
- Optimización de costes: se aprovechan mejor las negociaciones.
- Aumento en la calidad: se garantiza que los insumos cumplan con los estándares necesarios.
- Cumplimiento de plazos: un flujo continuo en la cadena de suministro se traduce en mayor satisfacción del cliente.
Preguntas frecuentes sobre el sourcing
¿Cuáles son los eslabones de la cadena de suministro?
Sus componentes principales son planificación, compra, fabricación, almacenamiento, distribución y gestión de devoluciones.
¿Qué incluye la fase de diseño en la cadena de suministro?
Aquí se incluye cómo se integrarán recursos, procesos y proveedores para cumplir objetivos específicos.
¿Cuáles son las estrategias clave de sourcing?
- Sourcing global: buscar proveedores internacionales.
- Sourcing estratégico: priorizar relaciones a largo plazo.
- Dual sourcing: usar más de un proveedor para diversificar riesgos.
Sostenibilidad y estrategia
Finalmente, podemos definir al sourcing como mucho más que una actividad operativa: es una herramienta estratégica que puede transformar la cadena de suministro y aportar un valor significativo a cualquier negocio.
Por eso, si estás buscando asesoramiento experto para poder mejorar este aspecto de tu organización, en Mirihi podemos ayudarte. Trabajamos para transformar la cadena de suministro, y que se alinee con la estrategia de tu negocio para generar un impacto positivo y sostenible. ¿Hablamos? Nuestro equipo de expertos está listo para responder a tus preguntas.
