Vivimos en un mundo competitivo a todos los niveles, especialmente si hablamos de negocios. El nivel de competencia actual y la cantidad de ofertas hacen que sea fundamental desarrollar y perfeccionar el poder de negociación con los proveedores. Son ellos los que nos ofrecen las materias primas con las que fabricaremos después nuestros productos. Por ello, un buen trato nos ayuda a asegurar el éxito y la rentabilidad de cualquier empresa. Pero, ¿qué significa realmente tener “poder de negociación con proveedores”?
Esta capacidad, la cual se puede perfeccionar a través de diversas estrategias, te ayudará a mejorar relaciones, encontrar partners con los que compartas valores de marca y ahorrar dinero. De ahí que sea tan importante cultivarla. ¿Quieres saber cómo dar los primeros pasos? ¡Veámoslo!
¿En qué consiste?
El poder de negociación es una herramienta, la capacidad que tiene una empresa de influir en los términos y condiciones de un contrato o acuerdo con sus proveedores. Se puede definir también como el diálogo que se establece entre la empresa que necesita materiales y los proveedores que los suministran. Al final, es una relación simbiótica en la que la empresa puede solicitar condiciones e influir en las decisiones que se toman, como en los precios, los plazos de entrega, la calidad del producto o servicio, etc.
Cuanto mayor sea el poder de negociación de un grupo, más control tendrá sobre los factores que acabamos de comentar. De ahí su importancia y la necesidad de trabajar en las relaciones con los proveedores. No solamente porque se tendrá más poder, sino más control de los gastos que se realizan. Un buen negociador puede conseguir mejores precios y, lógicamente, generar más beneficios en la empresa.
Pero no solamente conseguir ventajas económicas, sino mejorar la calidad de los productos o servicios que recibe de sus proveedores. Con la suficiente influencia, un proceso de negociación bien llevado puede exigir estándares de calidad más altos, lo que se traduce en productos o servicios que pueden aumentar la satisfacción de los clientes.
Si sumamos todas las características del poder de negociación, además de ventajas para la empresa, también genera mejoras para el propio cliente en los plazos de entrega. Una de las principales demandas de los compradores es que su paquete llegue en el menor tiempo posible y con la máxima calidad. Un buen negociador es capaz de conseguir ambos requerimientos, ya que si todo sigue unos buenos estándares de calidad y los procesos funcionan correctamente, se puede tener el pedido listo en el menor tiempo posible. De ahí que los sectores de moda o tecnología le den especial importancia.
Factores que afectan el poder de negociación
Igual que no todas las empresas tienen las mismas necesidades, el poder de negociación con los proveedores también se verá influido por los objetivos de la empresa y por otros factores, entre los que se encuentran:
El tamaño del negocio
Las empresas más grandes suelen tener más poder de negociación debido al volumen de movimientos de mercancía que tienen. Desde luego, un proveedor perderá influencia ante una empresa capaz de comprarle grandes cantidades por ser ella la que tiene el poder de decisión.
La singularidad de la propuesta
Si la empresa tiene entre sus manos algún factor que los proveedores no puedan encontrar en otro sitio puede ‘jugar esa carta’ a su favor, pues posee una herramienta valiosa con la que negociar.
La cantidad de proveedores disponibles
Si algo es menos exclusivo el poder de negociación de la otra parte aumenta, ya que puede irse en cualquier momento a adquirir el producto de la competencia.
Comprender estos factores ayudará a las empresas a valorar el poder de negociación y a desarrollar una estrategia efectiva para maximizar su poder con los proveedores.
Estrategias para maximizar su poder de negociación con proveedores
Ahora bien, ¿cuáles son las estrategias más importantes y qué debes tener siempre en mente? No es fácil negociar con proveedores, por lo que lo mejor es ir a las reuniones preparado y con un plan. De esta forma, aumentar tu poder en estas conversaciones y obtener mejores acuerdos. Te dejamos algunas estrategias que te ayudarán a fortalecer tu posición a la hora de negociar:
Conoce tu negocio y tus necesidades
Antes de hablar con cualquier proveedor tienes que entender tu negocio y las necesidades que tiene: ¿Cuánto puedes gastar? ¿Cuánto necesitas realmente? ¿Existen alternativas más baratas o más eficientes que podrías considerar? Tener respuestas claras a estas preguntas te dará una posición de fuerza en las negociaciones porque sabrás lo que necesitas y podrás responder a cualquier pregunta del proveedor con seguridad, sin imprevistos.
Investiga a tus proveedores
Tener claros los objetivos y los valores es bidireccional; así como debes ‘investigarte’ a ti mismo como empresa, no te olvides de hacer lo mismo con los proveedores: ¿Quiénes son? ¿Cómo operan? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? ¿Compartimos valores? La información es poder, y cuanto más sepas acerca de tus proveedores, mejor podrás negociar.
Busca alternativas
Si las negociaciones no van como esperabas, ten preparado siempre un ‘plan B’, es decir, un proveedor de emergencia con el que poder hablar para analizar si su propuesta es mejor. De esta forma irás a la primera reunión con mucha más seguridad porque no dependerá únicamente de su cooperación, lo que aumentará notablemente tu poder de negociación.
Comunícate claramente
La comunicación es clave en cualquier negociación. Debes ser claro y directo en lo que necesitas y en lo que estás dispuesto a ceder. De igual forma, es importante ceder espacio de comunicación y escuchar a los proveedores y entender sus necesidades y preocupaciones. Solo así podréis llegar a un acuerdo que sea beneficioso para ambas partes.
Construye relaciones a largo plazo
No olvides que las negociaciones con proveedores no son una transacción momentánea, sino una relación que se construye con tiempo y confianza por parte de ambos lados, empresa y proveedores. Esto te dará más poder en futuras negociaciones y garantizará que ambos estéis comprometidos en trabajar juntos para alcanzar vuestros objetivos.
Como con cualquier relación, la práctica hace al maestro. Aunque al principio no sepas cómo ejecutar todas las estrategias que acabamos de comentar, si ‘haces los deberes’ lo único que necesitarás será tiempo, perseverancia y una buena estrategia para alcanzar acuerdos que beneficien a la empresa.
Y si al comienzo necesitas un poco de ayuda extra, siempre puedes contar con Mirihi, donde nuestro equipo te apoyará en toda la gestión de contratos y negociación con actuales y futuros proveedores para crear y mantener una buena relación con ellos.
La importancia de la investigación y la preparación
El poder de negociación no resta únicamente en conseguir el mejor precio, sino de crear una situación en la que ambas partes estén contentas con los resultados y sigan cooperando en sus relaciones. A veces vale la pena ceder en algunas condiciones, haciendo que siga siendo un buen trato, en pos de una alianza nutritiva.
Para ello es necesario estar bien preparado e informado. Considera una negociación con proveedores como un juego de ajedrez. No jugarías sin tener una estrategia, ¿verdad? En este caso ocurre lo mismo: una negociación bien preparada puede llevar a mejores precios, niveles de servicio mejorados y relaciones más sólidas con tus proveedores, así que veamos cómo conseguirlo:
Comprende a tus proveedores
Investiga su modelo de negocio, los gastos que derivan, su mercado y sus competidores. Toda la información recopilada te ayudará a evaluar sus fortalezas y debilidades e identificar áreas para la negociación. Los 3 puntos clave son:
- El modelo de negocio (¿Cómo ganan dinero? ¿Cuáles son sus gastos principales?).
- Las condiciones del mercado (¿Está su industria en auge o en dificultades? ¿Será relativamente fácil negociar?).
- Los competidores (¿Quiénes son sus competidores y qué están ofreciendo?).
Analiza tus necesidades
Cuando entiendas lo que buscan y piden los proveedores tocará mirar ‘hacia dentro’ e investigar las necesidades de la empresa: ¿cuáles son los puntos innegociables? ¿En qué áreas puede ser la empresa más flexible? Identificar estos aspectos de antemano puede ayudarte a mantener el enfoque durante las negociaciones.
Prepara tu estrategia
En base a toda la información recopilada podrás preparar tu estrategia de negociación. Identifica tu mejor alternativa a un acuerdo negociado, es decir, un plan B si las negociaciones no van según lo planeado.
Técnicas de comunicación efectiva
Conseguir un buen acuerdo con los proveedores puede ser una tarea compleja pero, ¿sabías que la forma en la que te comunicas puede marcar la diferencia en el resultado? Por ello te traemos una serie de técnicas y consejos para mejorar tu comunicación y fortalecer tu poder de negociación. Coge papel y boli porque aquí van los trucos:
Claridad y precisión
Para comunicar bien es necesario basarse en la claridad y la precisión al expresar tus necesidades y expectativas. Recuerda que el proveedor, ni nadie realmente, puede leer tu mente, así que es importante transmitir tus ideas de manera proactiva. Evita el uso de jerga técnica innecesaria y asegúrate de que se te entiende.
Escucha activa
Otra técnica que no puedes perder de vista es la escucha activa. Al igual que queremos que, cuando hablamos, no presten atención, debemos pagar con la misma moneda. Demuestra interés y comprensión haciendo preguntas relevantes o refiriéndote a puntos que tu interlocutor haya mencionado anteriormente. La escucha activa fomenta la confianza y facilita un acuerdo mutuamente beneficioso.
Expresión no verbal
Recuerda que igual de importante es la comunicación verbal como la no verbal: el contacto visual y la postura abierta transmiten confianza y sinceridad, mientras que los gestos nerviosos pueden tener el efecto contrario. Nos fijamos en el lenguaje corporal de forma inconsciente, así que recuerda que tu interlocutor puede saber mucho de ti con una simple mirada.
Empatía y respeto
Por último pero no menos importante, la empatía y el respeto, las 2 llaves que nos abrirán las puertas de casi cualquier negociación. No importa la dirección que tome la conversación, llegar a las faltas de respeto solamente indicará la poca profesionalidad del que las genera, así que lo mejor en esos caso es retirarse de forma educada de la reunión.
- Consejo de Mirihi: Entender las necesidades y limitaciones del proveedor es clave en las negociaciones, y la empatía es una herramienta fundamental en este proceso. Al ponernos en su lugar, no solo podemos identificar posibles soluciones que beneficien a ambas partes, sino que también fortalecemos la conexión con el proveedor.
El papel de las relaciones a largo plazo en el poder de negociación
En el mundo de los negocios, las relaciones sólidas y duraderas son una valiosa moneda de cambio. Y, cuando se trata de negociar con proveedores, estas pueden ser la clave para conseguir mejores condiciones. A menudo pensamos que un buen trato son bajos precios, pero lo realmente importante son las relaciones de confianza que llegamos a crear, especialmente las que son a largo plazo.
¿Quieres saber cómo construirlas? El primer paso es tratarlos como socios, no como adversarios. Esto significa trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes en lugar de tratar de ‘ganar’ cada negociación. Para ello deberemos trabajar la comunicación constante, la confianza mutua y el compromiso. Demuestra todas estas características, especialmente el compromiso a largo plazo, con tus proveedores para que entiendan que eres una empresa profesional.
El esfuerzo que pongas se verá recompensando en estas relaciones a largo plazo y, sobre todo, te darán alguna que otra ventaja:
Mejores precios
Los proveedores serán más propensos a ofrecer mejores precios a los clientes con los que mantienen relaciones a largo plazo porque ya se ha establecido una confianza y se ven como una inversión segura.
Mayor flexibilidad
Cuando tienes una relación sólida con un proveedor, este puede estar más dispuesto a ser flexible en términos de condiciones de pago, tiempos de entrega, etc.
Acceso a nuevos productos o servicios
Los proveedores a menudo ofrecen a sus socios a largo plazo acceso a nuevos productos o servicios antes de que estén disponibles para el público en general.
Aprovecha la competencia
¿Estás a punto de entrar en una negociación con un proveedor potencial? ¡Perfecto! Es momento de poner a prueba la estrategia que has creado con todas las indicaciones de arriba y usar la competencia entre proveedores para sacar un poco más de beneficio. La competencia entre ellos se produce cuando varios compiten por proveer a tu negocio. Este hecho puede beneficiarte en forma de reducción de precios, mejora de los servicios, etc. Veamos el paso a paso:
Investiga tu mercado
Antes de entrar en las negociaciones, tómate tu tiempo para investigar el mercado. Identifica posibles proveedores, analiza sus ofertas y determina sus propuestas de venta únicas. Comprender el panorama de proveedores te ofrece una ventaja competitiva en las negociaciones porque permite enfrentar a rivales entre sí y llevar a condiciones más favorables para tu negocio.
Di lo que sabes
Una vez que hayas realizado tu investigación, no guardes la información: dile a tu proveedor que estás considerando varias opciones. Esta forma sutil de competencia puede incentivar a ofrecerte una mejor oferta. Pero recuerda: siempre desde el respeto y la empatía, manteniendo una actitud profesional.
Discute y habla de lo que sabes: si el Proveedor A ofrece una garantía mejor que el Proveedor B, díselo. Esto puede motivar a que el segundo iguale o incluso mejore los términos de su competencia.
Las negociaciones, siempre abiertas
Te dejamos una recomendación: no cierres las negociaciones con otros proveedores demasiado pronto. Mantener tus opciones abiertas te ayudará a aprovechar la competencia a tu favor porque mantendrá la presión competitiva en tu proveedor preferido. De esta forma puedes también llegar a obtener condiciones mejores.
Flexibilidad
Puede que tengas un proveedor preferido en mente, pero si otro está dispuesto a ofrecer una mejor oferta, sé abierto de mente y considera cambiar de opción. La flexibilidad puede llevar al mejor resultado para tu negocio.
Casos de éxito: estrategias de negociación efectivas con proveedores
Si te estás preguntando si el poder de negociación es tan importante como destacamos y si todas las empresas lo usan, lo mejor es poner sobre la mesa algunos ejemplos reales de negocios que, con una estrategia de negociación asentada y alineada con sus objetivos, consiguieron mejorar su oferta. Y no se tratan precisamente de empresas pequeñas:
Apple
La tecnológica Apple es famosa por su habilidad para negociar con proveedores. La empresa ha logrado obtener acuerdos beneficiosos gracias a su enfoque basado en la creación de relaciones a largo plazo y en la utilización de su poder de compra para obtener precios competitivos. A pesar de su tamaño, Apple tiene como estrategia darse mucho tiempo para conocer a sus proveedores y entender sus necesidades, lo que le permite ofrecer condiciones beneficiosas para ambas partes.
Zara
La conocida marca de moda propiedad de Inditex ha construido su éxito en una estrategia de negociación con proveedores que enfatiza la velocidad y la flexibilidad. Trabajan con una amplia red de proveedores, muchos de los cuales están ubicados cerca de sus centros de distribución para permitir una entrega rápida de los productos. Esta cercanía permite a la empresa de moda negociar plazos de entrega más cortos y tener una mayor flexibilidad en los pedidos, clave para su modelo de negocio de ‘moda rápida’.
Amazon
El gigante del comercio electrónico, entre otras cosas, ha logrado un gran éxito gracias a su estrategia de negociación con proveedores basada en la escala y la eficiencia. En ella utiliza su enorme volumen de ventas para negociar precios más bajos con sus proveedores que se transforma en reducción de precios para sus clientes. La empresa también invierte en tecnología y logística para mejorar la eficiencia de la cadena de suministro, lo que reduce aún más sus gastos y le da la opción de ofrecer precios aún más competitivos.
Estos casos de éxito demuestran que una estrategia de negociación efectiva con proveedores puede tener un impacto significativo en el éxito de una empresa. Así que, ¿a qué esperas para crear la tuya? Si no sabes por dónde empezar o todavía tienes dudas, siempre puedes contar con Mirihi. Nuestro equipo tiene un conocimiento contrastado en las áreas funcionales necesarias para dar el soporte adecuado a las líneas de negocio, como pueden ser las de estrategia, marketing, ventas, finanzas, logística, compras y áreas técnicas. ¿Hablamos?
