¿Alguna vez has oído hablar del e-procurement? Si aún no lo has hecho, te contamos en qué consiste esta tendencia que está revolucionando la forma en que las empresas manejan sus procesos de compras y suministros de una forma más sostenible. Pero, ¿qué es exactamente y cómo puede hacer tu cadena de suministro más amable medioambientalmente? Desde Mirihi, te descubrimos las claves.
¿Qué es el e-procurement?
Con el continuo avance de la tecnología, el e-procurement se ha convertido en una herramienta esencial para cualquier empresa que quiera mantenerse competitiva, eficiente y sostenible, pero ¿qué es exactamente?
El e-procurement -o desde una visión europea, aprovisionamiento electrónico- es una solución digital que permite a las empresas automatizar y simplificar sus procesos de compra, desde la selección de proveedores hasta el pago de productos o servicios. En otras palabras, permite realizar todas las operaciones relacionadas con la compra, suministro, pago y control de productos usando Internet.
Valor añadido
Una de las principales ventajas del e-procurement es que permite automatizar compras, lo que significa que las organizaciones pueden reducir significativamente el tiempo dedicado a estas tareas, frecuentemente manuales y repetitivas. Al automatizar estos procesos de compra, las organizaciones pueden agilizar la adquisición de bienes y servicios, reducir los errores humanos y optimizar los flujos de trabajo.
Además, al delegar estas tareas a sistemas automatizados, los integrantes de las empresas pueden dedicar más tiempo a actividades que sí requieren de la intervención humana y que aporten valor a la organización.
Sostenibilidad
Otro punto importante de este enfoque es su contribución a la sostenibilidad. Por ejemplo, ayuda a eliminar el uso de papel o a reducir la necesidad de desplazamientos físicos para realizar transacciones comerciales, reduciendo la huella ambiental de las empresas. Asimismo, al facilitar la gestión eficiente de los recursos y la optimización de inventarios, contribuye a una gestión más responsable de los recursos naturales.
Impacto del e-procurement en la cadena de suministro
Ahora bien, ¿cuál es el impacto real del uso de esta tecnología en la cadena de suministro de una organización? Según la UOC, el e-procurement aporta tres grandes ventajas que son primordiales para las organizaciones en el entorno VUCA (por sus siglas en inglés, volátil, incierto, complejo y ambiguo) actual.
En primer lugar, el e-procurement ofrece una mayor eficiencia. Como hemos comentado anteriormente, esta tecnología permite la ejecución de tareas repetitivas como son la búsqueda de proveedores (siempre y cuando se busquen desde un catálogo), la comparación de precios, el cálculo del TCO (Coste Total de la Propiedad, en inglés, Cost of Ownership) o la negociación de contratos de forma automatizada, tareas que, de otro modo, requerirían de tiempo y de esfuerzo humano. Al liberar a los profesionales de estas tareas, es posible que puedan centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido para la empresa.
La segunda, es que ofrece una gran transparencia y control sobre todas las compras realizadas. Esta tecnología permite tener una visión completa de las transacciones, lo que simplifica el seguimiento y el control de gastos, además de disminuir el riesgo de errores o fraudes, generando así una mayor confianza en la gestión financiera.
E-procurement, ¿cuándo sí y cuándo no?
Es esencial reconocer que no todas las compras son adecuadas para ser gestionadas a través del e-procurement. Si bien esta tecnología ofrece una gama de herramientas que simplifican y automatizan los procesos de compra, es crucial identificar cuándo es apropiado utilizarla y cuándo no lo es.
A menudo, el e-procurement se puede implementar de dos maneras distintas: como una solución integral para todo el proceso de compras, desde la comparación de productos hasta la finalización de la transacción, o como una herramienta específica para una parte particular del proceso, como la comunicación con los proveedores o el registro de pedidos.
En algunos casos, puede ser beneficioso utilizar el e-procurement para gestionar todo el proceso de compras, ya que permite una mayor eficiencia y transparencia en todas las etapas, desde la selección de proveedores hasta el pago de productos o servicios. Sin embargo, en otras situaciones, puede ser más adecuado utilizar el e-procurement solo para ciertas funciones, especialmente cuando se trata de compras complejas o estratégicas que requieren una mayor intervención humana o una negociación personalizada.
Además, gracias al e-procurement, las empresas tienen la capacidad de crear un ranking de proveedores basado en diversos criterios, como calidad, precio, cumplimiento de plazos y responsabilidad social. Este enfoque permite reconocer y premiar el esfuerzo de los proveedores que demuestran un alto desempeño y compromiso con los estándares de la empresa. Al establecer sistemas de puntos y premios, se motiva a los proveedores a mejorar continuamente y a mantener altos niveles de calidad y servicio, lo que contribuye a fortalecer las relaciones comerciales y a impulsar la excelencia en toda la cadena de suministro
Cómo implementar e-procurement en tu cadena de suministro
¿Cuáles son los pasos fundamentales para llevar a cabo una transición efectiva? Desde el análisis inicial de las necesidades hasta la evaluación continua de los resultados, a continuación examinamos cada etapa con el objetivo de proporcionar una guía integral para integrar con éxito el e-procurement en cualquier cadena de suministro:
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Análisis y planificación
Antes de comenzar, es vital realizar un análisis exhaustivo del estado actual de la cadena de suministro. Durante este proceso, es importante prestar atención a los puntos que requieren mejora y determinar qué procesos podrían beneficiarse de la implementación del e-procurement. Además, es fundamental establecer objetivos claros y elaborar un presupuesto aproximado. Posteriormente, se debe proceder a la elaboración del plan de implementación, que deberá incluir las tareas específicas a realizar, los responsables de cada tarea, los plazos establecidos y los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso de manera efectiva.
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Selección del software de e-procurement
El siguiente paso consiste en seleccionar el software que mejor se ajuste a los requerimientos de tu empresa. Dado el amplio abanico de opciones disponibles en el mercado, es fundamental realizar una investigación exhaustiva para identificar y elegir la solución que ofrezca las funcionalidades específicas necesarias para cubrir las demandas de cada organización.
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Capacitación del personal
Es importante destacar que la implementación del e-procurement conlleva una transformación significativa en los métodos de trabajo. Por ello, es crucial proporcionar una adecuada formación a todo el equipo, tanto en el manejo del software como en la adopción de los nuevos procesos. De esta forma, evitamos posibles problemas en la transición y garantizamos una integración exitosa del e-procurement en todas las operaciones de la empresa.
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Implementación gradual
Es recomendable realizar una implementación gradual, empezando por los procesos menos complejos. De esta manera, podrás ir resolviendo los posibles problemas que surjan sin afectar toda la cadena de suministro.
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Evaluación y ajuste
Una vez implementado el e-procurement, es fundamental llevar a cabo una evaluación exhaustiva de los resultados obtenidos. Durante este proceso, se deben verificar si se están alcanzando los objetivos establecidos y realizar los ajustes necesarios en caso de ser requeridos. Es esencial tener presente que la implementación del e-procurement no representa un evento puntual con la puesta en marcha del software, sino más bien un cambio estratégico continuo que demanda gestión y mejora constante para maximizar sus beneficios.
Casos de éxito de empresas que han transformado su cadena de suministro con e-procurement
¿Todavía dudas en si una solución e-procurement puede adaptarse a tu organización y aportar resultados sustanciales? A continuación te ofrecemos una serie de empresas que ya han dado el paso y han obtenido resultados muy positivos.
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Airbus
El gigante de la aviación Airbus introdujo el e-procurement en su estrategia de suministro para aumentar la eficiencia y reducir sus costes. Como resultado, la empresa logró automatizar el 98% de sus transacciones de aprovisionamiento, no sólo ahorrando en costes de gestión, sino también reduciendo su huella ambiental al minimizar el uso de recursos físicos y energéticos asociados con los procesos manuales.
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Unilever
La multinacional de bienes de consumo Unilever implementó el e-procurement para mejorar la visibilidad de su cadena de suministro, reducir riesgos y aumentar la eficiencia. Tras la implementación, Unilever redujo su ciclo de pedido de 15 días a solo 48 horas, demostrando el enorme potencial de esta tecnología no solo optimizando sus operaciones, sino reduciendo también su impacto ambiental al minimizar el tiempo y los recursos necesarios para la gestión de inventarios y la planificación de la producción.
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Amazon
No podemos hablar de e-procurement sin mencionar a Amazon. El líder indiscutible en la gestión eficiente de la cadena de suministro implementó un sistema de gestión de proveedores basado en la nube con el que logró una sinergia perfecta entre proveedores, almacenes y clientes, optimizando la gestión de inventarios y reduciendo los tiempos de entrega al mínimo.
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IBM
Finalmente, IBM es otro gran ejemplo de la implementación exitosa de e-procurement. La compañía ha desarrollado un sistema de aprovisionamiento electrónico que incorpora inteligencia artificial para automatizar y optimizar procesos, lo que ha conducido a importantes ahorros y a una mayor eficiencia operativa.
Pese a que todos estos ejemplos son los de grandes empresas, no importa si tu organización es grande o pequeña, el e-procurement puede ofrecer beneficios significativos a cualquier tipo de organización.
Diferencias entre la cadena de suministro tradicional y una transformada con e-procurement
Como vemos, el avance de la tecnología está transformando todas las áreas de las operaciones empresariales, y la cadena de suministro no es una excepción. Pero, ¿qué diferencias hay entre una cadena de suministro tradicional y una que ha sido transformada con e-procurement?
Eficiencia y velocidad
Una de las principales diferencias que cualquier empresa nota tras implementar e-procurement en su cadena de suministro es el aumento significativo en la eficiencia y la velocidad. Los procesos que antes requerían de días o incluso semanas, ahora pueden realizarse en cuestión de horas o minutos. Esto se debe a que e-procurement elimina muchas de las tareas manuales y repetitivas que suelen caracterizar a las cadenas de suministro tradicionales.
Transparencia y trazabilidad
Con e-procurement, tendrás una visibilidad completa de tu cadena de suministro en todo momento. Podrás rastrear cada producto desde el momento en que se hace el pedido hasta que llega a su destino final. Esta transparencia y trazabilidad son imposibles de conseguir con una cadena de suministro tradicional, donde los productos a menudo se «pierden» en el proceso.
Reducción de errores
Otra diferencia importante es la reducción de errores que trae consigo el e-procurement. Al automatizar muchos de los procesos, se minimizan las posibilidades de cometer errores humanos, lo que a su vez reduce los costes y mejora la satisfacción del cliente.
Mejora en las relaciones con los proveedores
Por último, el e-procurement puede ayudarte a mejorar las relaciones con los proveedores. Con un sistema de e-procurement, puedes comunicarte con tus proveedores de manera más eficiente, realizar pedidos de manera más precisa y pagarles a tiempo. Todo esto permite ayudar a construir relaciones más fuertes y duraderas con tus proveedores.
Aunque la transición a una cadena de suministro basada en e-procurement puede requerir de una inversión inicial de tiempo y recursos, los beneficios a largo plazo son claros. No solo verás mejoras en la eficiencia, la transparencia y la precisión, sino que también podrás aprovechar las oportunidades de ahorro de costos y mejorar tus relaciones con los proveedores.
Desafíos y soluciones al implementar e-procurement en la cadena de suministro
Como hemos visto, el e-procurement puede ser un verdadero motor de cambio en cualquier cadena de suministro. Sin embargo, su implementación puede presentar ciertos desafíos.
- Resistencia al cambio
Uno de los obstáculos más comunes es la resistencia al cambio dentro de la organización. Muchas veces, el personal puede sentirse intimidado por la introducción de la tecnología y mantenerse aferrado a los procesos tradicionales. Para superar este obstáculo, es fundamental llevar a cabo un proceso de formación eficaz. Los empleados deben entender cómo funcionará el nuevo sistema y cómo puede facilitar su trabajo. También es útil incluir a los empleados en el proceso de implementación desde una etapa temprana para que se sientan parte del cambio.
2. Integración con sistemas existentes
Otro desafío puede ser la integración de la nueva plataforma de e-procurement con los sistemas existentes de la empresa. Esto puede requerir un esfuerzo considerable y un tiempo adicional. Por ello, es importante elegir una solución de e-procurement que sea compatible con tus sistemas actuales. Además, colabora con un proveedor que ofrezca asistencia durante el proceso de integración.
3. Riesgos de seguridad
Con la creciente incidencia de ciberataques, la seguridad de los datos se ha convertido en una preocupación en la mayoría de organizaciones. Las empresas necesitan asegurar que la información confidencial esté protegida. Por ello, asegúrate de que la plataforma de e-procurement que elijas tenga protocolos de seguridad sólidos. También deberías considerar realizar auditorías de seguridad regulares para detectar cualquier posible brecha.
4. Coste de implementación
Finalmente, el coste de implementar una solución de e-procurement. Es importante recordar que es una inversión que, a largo plazo, ofrece un importante retorno sobre la inversión. Realiza un análisis de coste-beneficio para entender cómo la adopción de e-procurement puede mejorar la eficiencia y reducir los costes en el futuro. Y, sobre todo, recuerda que el objetivo es hacer que tu cadena de suministro sea más eficiente y rentable.
Tendencias futuras del e-procurement en la cadena de suministro
Al hablar de e-procurement, es imposible no aventurarse a imaginar cuál será su futuro en la cadena de suministro. En un mundo cada vez más digitalizado, en el que las operaciones y transacciones comerciales se realizan en línea, es lógico pensar que las tendencias futuras de esta herramienta continuarán encaminadas en mejorar y optimizar la gestión de compra de las empresas. Algunas de las posibles evoluciones podrían ser:
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Automatización e Inteligencia Artificial
Una de las tendencias que seguramente tomará mayor relevancia es la automatización de procesos y el uso de Inteligencia Artificial (IA). Estas tecnologías ya están comenzando a formar parte de los procesos de e-procurement, y se espera que su uso se intensifique en el futuro. La IA puede ser de gran ayuda para analizar grandes volúmenes de datos y proporcionar información valiosa para la toma de decisiones, así como para detectar patrones y tendencias que pueden ser útiles para mejorar la gestión de compras.
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Blockchain
El blockchain es otra de las tecnologías emergentes que puede jugar un papel crucial en el futuro del e-procurement. Esta tecnología puede aportar transparencia y seguridad a las transacciones, haciendo que la cadena de suministro sea más segura y eficiente. Un registro inmutable de todas las transacciones puede ser de gran ayuda para rastrear y verificar las compras, lo que puede ser especialmente útil en sectores donde la trazabilidad es crucial.
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Mercados digitales y plataformas colaborativas
Los mercados digitales y las plataformas colaborativas son otras tendencias que están ganando terreno en el mundo del e-procurement. Estas herramientas permiten a las empresas colaborar y compartir información en tiempo real, lo que puede mejorar la eficiencia y la velocidad de las transacciones. Además, los mercados digitales pueden proporcionar acceso a una mayor variedad de proveedores, lo que puede resultar en mejores precios y condiciones de compra.
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Sostenibilidad
Finalmente, la sostenibilidad también será un punto clave en el futuro del e-procurement. Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de la sostenibilidad en sus operaciones, y el e-procurement puede jugar un papel importante en este aspecto. Por ejemplo, las herramientas de e-procurement pueden ayudar a las empresas a seleccionar proveedores que cumplan con los estándares de sostenibilidad, o a rastrear el impacto ambiental de sus compras.
Como hemos visto, el e-procurement es una herramienta fundamental en la optimización de la cadena de suministro en la era digital. Su impacto se traduce en una mayor eficiencia operativa, transparencia en las transacciones y fortalecimiento de las relaciones con los proveedores.
Además, su implementación exitosa requiere un análisis exhaustivo, una cuidadosa selección de software, una sólida capacitación del personal y una evaluación continua de los resultados. Sin lugar a dudas, apostar por el e-procurement es una decisión estratégica que puede brindar a las organizaciones una ventaja competitiva significativa en un entorno empresarial cada vez más digitalizado y competitivo.
En Mirihi, no solo conocemos la teoría; respaldamos nuestras palabras con más de 30 años de experiencia tangible en el sector empresarial. Estamos comprometidos en ofrecer soluciones vanguardistas y prácticas, desarrolladas a través de años de aprendizaje y adaptación constante.
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