Entender qué puede mejorar en una empresa, sobre todo en el sector de logística, nos puede ayudar a observar mejor cómo son todos los procesos con los que contamos y a fijarnos si existe margen de mejora. La gestión de proveedores es una parte fundamental en los almacenes, quizá con más importancia de la que le solemos dar.
Entender nuestras relaciones con las personas que nos ofrecen los servicios y materias primas para desarrollar las actividades y cuidarlas para que sean fructíferas durante mucho tiempo debe ser un objetivo primordial en nuestro negocio. No podemos olvidar que la calidad de nuestro producto final también depende de ello, así que hemos creado una pequeña guía para entender cómo escoger y mantener relaciones sanas y productivas. ¿Quieres saberlo todo?
¿En qué consiste la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores es el proceso mediante el cual una empresa administra sus relaciones comerciales con los proveedores, es decir, las que le suministran productos, servicios o materias primas esenciales para su operación. Este proceso no solo se centra en seleccionar a los proveedores más adecuados, sino también en garantizar que cumplan con los estándares de calidad, tiempo de entrega, gastos y otros elementos acordados para satisfacer las necesidades de la empresa de forma eficiente y sostenible.
En una empresa esta fase cumple con varias funciones esenciales que aseguran una cadena de suministro eficiente, competitiva y alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Veamos todos los aspectos en los que influye:
Selección de proveedores
Implica la identificación y evaluación de los proveedores potenciales, basándose en criterios como la capacidad de producción, calidad de los productos o servicios, gastos, fiabilidad, condiciones de entrega y cumplimiento de normativas.
Negociación de contratos
Este proceso también gestiona acuerdos formales con los proveedores para especificar precios, plazos de entrega, términos de pago, condiciones de calidad y otros aspectos clave de la relación.
Monitoreo y evaluación del desempeño
Se realiza un seguimiento continuo del rendimiento de los proveedores, analizando indicadores como la puntualidad de entrega, calidad del producto, costos y nivel de servicio. Así podemos detectar áreas de mejora y fortalecer la relación.
Relación a largo plazo
Una gestión eficaz busca construir relaciones sólidas y colaborativas con los proveedores, no solo para mejorar la eficiencia, sino que también para generar beneficios (mejores precios, mayor flexibilidad y mayor capacidad de innovación).
Resolución de problemas
Es fundamental tener mecanismos para manejar disputas o problemas que puedan surgir con los proveedores, como retrasos, fallos en la calidad o condiciones de pago, de manera eficiente y justa.
Gestión de riesgos
La identificación y gestión de riesgos, como interrupciones en la cadena de suministro, cambios en los costos, problemas de calidad o dependencia de un solo proveedor, son aspectos cruciales para mantener la estabilidad operativa.
Tecnología y automatización
El uso de plataformas de software especializadas en la gestión de proveedores (SRM – Supplier Relationship Management) ayudan a automatizar procesos, facilitar la comunicación y garantizar un seguimiento más preciso.
Estas funciones dan soporte a que la gestión de proveedores sea un proceso estratégico, promoviendo la eficiencia, minimizando riesgos y asegurando que la empresa cumpla con sus metas en términos de calidad, costos y responsabilidad. Sin embargo, siempre puede ser una buena idea contratar un servicio de consultoría para que ‘otros ojos’ analicen nuestro negocio y vean posibilidades de mejora que a nosotros se nos podrían haber pasado.
Beneficios de su aplicación
La gestión de proveedores es crucial en una empresa porque garantiza la eficiencia, la calidad y la continuidad en la cadena de suministro. Nos aseguraremos de poder ofrecer productos y servicios de alta calidad, minimizar riesgos y cumplir con sus compromisos hacia clientes y partes interesadas. Pero esa no es la única cualidad positiva de la que podemos beneficiarnos:
Reducción de gastos
La gestión de proveedores permite negociar mejores precios, términos de pago y descuentos por volumen. Con una relación sólida, la empresa puede lograr acuerdos que reduzcan costos a largo plazo. También ayuda a identificar proveedores que ofrecen una buena relación calidad-precio para optimizar el presupuesto destinado a compras sin comprometer la calidad.
Aumenta la eficiencia en la cadena de suministro
Una gestión adecuada mejora la planificación y organización del inventario, evitando tanto el exceso como la falta de stock. Los proveedores en los que confiemos entregarán de forma puntual y en las cantidades necesarias, facilitando que la producción y las ventas sigan su curso sin interrupciones. Así podemos optimizar tiempos y evitar retrasos.
Reducción de riesgos
Tener una relación sólida y transparente con los proveedores ayuda a identificar y mitigar riesgos como el incumplimiento de entregas, la fluctuación de precios o la baja calidad en los materiales. La empresa también puede diversificar sus fuentes de suministro o tener planes de contingencia en caso de problemas con algún proveedor clave.
Innovación y mejora continua
Colaborar estrechamente con los proveedores permite a la empresa acceder a innovaciones en materiales, tecnología o métodos de producción que los proveedores puedan desarrollar. Una buena relación facilita la comunicación abierta, lo cual puede llevar a mejoras continuas en productos, procesos y servicios que beneficien a ambas partes.
Cumplimiento normativo y responsabilidad social
La gestión de proveedores también implica verificar que estos cumplan con regulaciones ambientales, de calidad y laborales. De esta forma la empresa se protege de posibles sanciones legales y la ayuda a alinearse con estándares éticos y sostenibles. Además, trabajar con proveedores responsables fortalece la imagen de la empresa y le permite contribuir positivamente a la sociedad y el medio ambiente.
Facilita la flexibilidad
Una empresa en crecimiento necesita contar con proveedores que puedan aumentar la capacidad de entrega y adaptarse a los cambios en la demanda. Su gestión permite seleccionar y mantener relaciones con aquellos que tengan la flexibilidad y la infraestructura necesarias para acompañar el crecimiento de la empresa.
Mejora la relación comercial a largo plazo
La relación con los proveedores no debe ser transaccional, sino colaborativa. Una gestión adecuada permite construir relaciones de confianza, donde ambos puedan trabajar en objetivos comunes y encontrar soluciones conjuntas ante problemas. Cualquier relación a largo plazo beneficiará a ambas partes y permitirá desarrollar estrategias conjuntas de negocio, transformándose en una ventaja competitiva importante.
Asegura la sostenibilidad y minimiza el impacto ambiental
Gestionar proveedores de manera sostenible permite a la empresa elegir aquellos que compartan sus valores en términos de sostenibilidad y compromiso ambiental. Se ayuda a cumplir con objetivos de responsabilidad social y sostenibilidad para reducir el impacto ambiental en toda la cadena de suministro.
Características clave de una gestión de proveedores eficiente
Mejorar la gestión de proveedores en un negocio puede tener un impacto significativo en muchos de los ámbitos del mismo, no solo de forma interna, sino también de cada a los clientes y a la calidad del producto final.
Si estás pensando en mejorar tu gestión hemos recopilado una serie de estrategias que serán clave para optimizarla:
Establece una estrategia clara
Antes de seleccionar proveedores es fundamental tener claros los objetivos y las expectativas del negocio (calidad, precio, plazos, etc.). así podremos seleccionar proveedores alineados con esos objetivos.
También recomendamos clasificar a los proveedores según su importancia para el negocio. Algunos proveedores pueden ser clave para el éxito del negocio, mientras que otros pueden ser secundarios. Priorizar a los más estratégicos permitirá enfocarse en ellos.
Selecciona proveedores adecuados
Asegúrate de seleccionar proveedores no solo por el precio, sino también por su capacidad de entrega a tiempo, su fiabilidad, su capacidad de respuesta ante problemas, y su calidad.
No dependas de un solo proveedor para todos los productos o servicios. Tener varios reducirá los riesgos de interrupciones y te dará más flexibilidad ante cambios del mercado.
Fomenta relaciones colaborativas y transparentes
Mantén una comunicación abierta y regular con los proveedores para resolver rápidamente cualquier inconveniente y para alinearse sobre expectativas y cambios. La comunicación continua crea un ambiente de confianza y mejora la colaboración. Proporciona al mismo tiempo retroalimentación sobre el desempeño del proveedor para mejorar las relaciones y fortalecer la colaboración mutua.
Negociación y acuerdos a largo plazo
Negocia contratos que beneficien a ambas partes. Asegúrate de que haya un entendimiento claro sobre precios, plazos de entrega, calidad y términos de pago. Establecer acuerdos a largo plazo con proveedores clave puede llevar a mejores precios, condiciones más favorables y un mejor nivel de servicio.
Controla y evalúa el rendimiento
Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar la calidad, los plazos de entrega, la capacidad de respuesta y el coste de cada proveedor. Las auditorías y evaluaciones de desempeño también ayudan a detectar problemas antes de que se conviertan en grandes inconvenientes.
Optimiza el proceso de compras
Mantener un control preciso de los inventarios para evitar compras innecesarias o desabastecimientos permite mantener relaciones más estables y asegura que los proveedores puedan planificar mejor sus entregas. Implementar sistemas de compras ‘justo a tiempo’ puede mejorar la eficiencia de la gestión de inventarios y reducir gastos, pero requiere de una coordinación perfecta con los proveedores.
Gestión de riesgos con los proveedores
Es importante identificar posibles riesgos relacionados con los proveedores, como la interrupción en la cadena de suministro, fallos en la calidad o cambios en los precios. Tener un plan de contingencia puede ayudar a mitigar estos riesgos. Tiene en cuenta factores como la estabilidad financiera de tus proveedores, sus prácticas laborales y su cumplimiento normativo. Esto te permitirá tomar decisiones informadas y reducir riesgos a largo plazo.
Gestiona los pagos y condiciones financieras
Asegúrate de que los términos de pago sean claros y justos para ambas partes. Los retrasos en los pagos pueden dañar la relación con el proveedor, mientras que el cumplimiento puntual puede mejorar la lealtad y obtener condiciones favorables. Trabaja con ellos para negociar términos de pago que se alineen con las necesidades de flujo de caja de tu negocio, sin comprometer la relación a largo plazo.
Aprovecha la innovación y la mejora continua
Incentivar a los proveedores a colaborar en la mejora de productos y procesos puede ofrecer ventajas competitivas. Si se sienten parte del proceso de innovación pueden aportar ideas valiosas para optimizar productos y servicios.
La mejora continua es clave para optimizar la relación con los proveedores. Es más beneficioso buscar juntos formas de mejorar los procesos de aprovisionamiento, establecer nuevos estándares de calidad y explorar formas de reducir gastos.
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