Gestión de proveedores: mejorando relaciones y rendimiento

Metadescripción: la gestión de proveedores en nuestra empresa puede ayudarnos a reducir gastos y a crear relaciones de confianza que nos ayuden a todos los niveles.

Cuando hablamos o nos fijamos en la gestión de un negocio no solemos pensar en todos los trabajadores y empresas externas que se encargan de proporcionar materia prima, herramientas o cualquier otro servicio que haga funcionar nuestra propia producción. La gestión de proveedores, por lo tanto, es una parte fundamental dentro de la propia dirección de la empresa.

Es, por así decirlo, la parte que no se ve de un negocio, ya que se lleva todo de forma interna, sin que el cliente lo vea y ni siquiera se lo llegue a plantear. Las relaciones que creamos con nuestros proveedores se acaban convirtiendo en vínculos poderosos de los que ambas partes pueden obtener beneficios. Así que, ¿cómo podemos crear una gestión de proveedores sana y productiva?

¿Qué es la gestión de proveedores?

Si es la primera vez que escuchas el término o acabas de crear un negocio y no sabes muy bien a qué se refiere lo primero que nos toca es definirlo. Este concepto hace referencia al proceso mediante el cual una organización administra y optimiza sus relaciones con los proveedores externos, que le suministran los bienes y servicios necesarios para su operación.

Este proceso incluye la selección, evaluación y desarrollo de los mismos, así como la negociación de contratos, el seguimiento del desempeño y la gestión de riesgos asociados con la cadena de suministro, entre otros procedimientos. Ambas partes tienen algo que ganar, por lo que esta gestión consiste también en una relación estratégica que. Si se gestiona correctamente, puede dar lugar a beneficios significativos tanto en términos de eficiencia como de rentabilidad.

¿Por qué la gestión de proveedores es importante?

La gestión de proveedores, como hemos comentado arriba, es un componente esencial en cualquier negocio, independientemente de su tamaño o industria. Es el proceso por el cual podemos obtener materia prima o algún servicio o producto para poder comenzar nuestra propia producción y arrancar el negocio.

Como habrás notado, la importancia de esta parte de las gestiones de la empresa es bastante alta, no solo porque nos beneficiamos de un buen trato, sino también porque:

• Mejora la eficiencia de la cadena de suministro. Una gestión de proveedores eficaz puede hacer que la cadena de suministro funcione con mayor eficacia, minimizando retrasos y asegurando que los productos lleguen a tiempo.

• Reduce gastos. Las relaciones sólidas con los proveedores pueden generar mejores precios y términos de pago, reduciendo al final los gastos operativos.

• Innova y mejora los productos. Los proveedores pueden ser una valiosa fuente de innovación, proporcionando ideas y soluciones que mejoren la calidad de los productos o servicios.

• Ayuda en la gestión del riesgo. Una gestión de proveedores efectiva puede ayudar a identificar y mitigar los riesgos asociados con el suministro de productos o servicios.

La gestión de proveedores y el rendimiento del negocio

Como hemos comentado, las relaciones y la gestión de proveedores afectará directamente a nuestro negocio en muchos aspectos. Si hemos creado relaciones sanas y longevas, podremos casi al 100% garantizarnos una entrega oportuna de productos y servicios de alta calidad.

La búsqueda de buenos materiales o servicios se traduce en una satisfacción directa para el cliente que, al final, es al que nos interesa contentar para aumentar las ventas. Si, por otra parte, no nos preocupamos y trabajamos con un proveedor poco fiable, podremos sufrir retrasos y problemas de calidad, lo que puede dañar la reputación de la empresa y afectar negativamente a las ventas.

Por lo tanto, es esencial seleccionar y gestionar eficazmente a los proveedores para asegurar el rendimiento y el crecimiento del negocio. Al hacerlo, no solamente conseguimos un buen precio por la calidad que solicitamos, sino que al final construimos relaciones a largo plazo basadas en la confianza y el beneficio mutuo.

Cómo seleccionar proveedores

Igual de importante es la gestión de proveedores como su selección. Por ello, es importante tener en cuenta ciertas características en la búsqueda de nuevos colaboradores para tu negocio. Te dejamos unos consejos para que puedas encontrarlos sin riesgo:

Define tus necesidades.

Antes de ponerte a buscar proveedores, es mejor que tengas una idea clara de lo que necesitas. Con ello nos referimos no sólo al producto o servicio que buscas, sino también a la cantidad, la frecuencia de entrega, tus expectativas de calidad y tus límites de precio. Tendrás también que considerar los posibles planes de contingencia en caso de que el proveedor no pueda cumplir con sus obligaciones.

Investiga.

Una vez que hayas definido tus necesidades, es hora de investigar los posibles proveedores. Siempre será más útil comenzar con una búsqueda online, aunque también puedes considerar acudir a ferias comerciales o consultar a amigos o asociaciones de tu sector. Asegúrate de investigar tanto la reputación del proveedor como sus antecedentes financieros y su capacidad para cumplir con tus especificaciones.

Evalúa.

Es importante no sólo buscar proveedores que puedan ofrecer el precio más bajo, sino también aquellos que puedan proporcionar la mejor calidad y el mejor servicio. Ten en cuenta la fiabilidad, la capacidad de entrega, la flexibilidad en términos de cambios de pedido y el nivel de servicio al cliente. Te recomendamos que siempre pidas referencias de clientes anteriores o actuales.

Establece relaciones sólidas.

Una vez que tengas seleccionados a tus proveedores habría que trabajar para construir relaciones sólidas con ellos. No sólo te ayudará a garantizar un suministro constante de productos o servicios, sino que también comenzarás a abrir la puerta a mejores precios o a términos de pago en el futuro.

Comunicación efectiva.

Mantén una comunicación regular y abierta con tus proveedores. No dudes en discutir cualquier problema que surja y colabora para buscar soluciones de forma diplomática. Las faltas de respeto o las imposiciones por el simple hecho de tener la razón no valdrán nada en estas situaciones. El respeto mutuo es la base de cualquier relación de negocios.

Seleccionar proveedores adecuados es un proceso que requiere tiempo y esfuerzo, pero cuyo resultado final vale la pena. Al elegir aquellos que se ajusten a tus necesidades y con los que trabajes codo a codo para construir relaciones sólidas, podrás garantizar el éxito y la sostenibilidad de tu negocio a largo plazo.

Evaluación de proveedores

Queremos detenernos un momento y explicar mejor en qué consiste uno de los puntos que hemos comentado a la hora de seleccionar proveedores, en concreto en la evaluación. Es fundamental comprender que la elección de un proveedor no se basa nunca solamente en el precio.

La evaluación de proveedores nos ayudará a escoger mejor, ya que consiste en un proceso que analiza y compara diversos aspectos de los proveedores para determinar cuál de ellos puede satisfacer mejor las necesidades del negocio. Así podremos averiguar a ciencia cierta y con datos reales la capacidad de un proveedor para cumplir con nuestras necesidades, tanto en términos de calidad como de entrega y servicio. Para ello deberemos tener en cuenta al evaluarle:

• La calidad del producto. ¿El proveedor puede suministrar productos o servicios que cumplen con nuestras especificaciones y estándares de calidad?
• La fiabilidad de entrega. ¿Es capaz de cumplir con los plazos de entrega y mantener un suministro constante?
• El servicio al cliente. ¿Ofrece un buen servicio al cliente, incluyendo la capacidad para resolver problemas y manejar devoluciones?
• El precio. ¿Proporciona precios competitivos?
• La estabilidad financiera. ¿Tiene una posición financiera sólida como para mantener una relación comercial a largo plazo?

¿Cómo negociar con proveedores?

Como consultoría líder en optimización de la cadena de suministros, en Mirihi hemos podido comprobar que una buena relación con los proveedores es esencial para el éxito de cualquier empresa. Cuando nos acerquemos a negociar con ello no debemos ir con una actitud de enfrentamiento o de ‘ganar’, ya que no es un competición.

En realidad debemos estar abiertos a la oportunidad de crear relaciones sólidas y beneficiosas para ambas partes. Así no solo se garantiza la eficiencia en la cadena de suministro, sino también la sostenibilidad y competitividad a largo plazo. Por eso este tipo de negociación puede ayudarnos a:

• Reducir gastos y mejorar la eficiencia.
• Garantizar un suministro constante y de calidad.
• Construir relaciones a largo plazo basadas en la confianza y en los valores compartidos.
• Adaptarse a cambios en el mercado y anticipar tendencias.

Claves para una negociación efectiva

Los años que tenemos de experiencia y el bagaje que hemos ido generando nos han ayudado a establecer una serie de estrategias que hemos implementado en nuestras propias negociaciones con proveedores. Ahora las queremos compartir contigo para que te ayuden a establecer relaciones sólidas y beneficiosas con tus proveedores:

Preparación.

Antes de la negociación es importante realizar una investigación exhaustiva sobre el proveedor, su mercado y sus competidores. Así podrás contar con una posición de ventaja durante la negociación.

Comunicación clara.

Es fundamental expresar de manera clara y precisa tus necesidades y expectativas. Esto facilitará la comprensión mutua y evitará malentendidos.

Flexibilidad.

La negociación debe ser un proceso en 2 direcciones. A veces, es necesario hacer concesiones para alcanzar un acuerdo beneficioso para ambas partes.

Relación a largo plazo.

En lugar de enfocarte en el beneficio inmediato, piensa en el valor que puede aportar una relación a largo plazo. Un proveedor que te conoce y confía en ti puede ser un aliado estratégico en tu crecimiento.

La transparencia y la comunicación en la gestión de proveedores

En cualquier relación de negocios la transparencia y la comunicación efectiva son elementos fundamentales para alcanzar el éxito. Lo mismo podemos decir en el caso de la gestión de proveedores, donde una comunicación fluida y transparente puede marcar la diferencia entre una relación beneficiosa u otra llena de obstáculos.

Por ello, para que la relación con los proveedores sea efectiva, es imprescindible que exista una comunicación abierta y honesta. Esto implica compartir información relevante, resolver dudas y expectativas y mantener una línea de diálogo constante. Te dejamos algunos consejos más para trabajar la comunicación con tus futuros proveedores:

Definición de objetivos y expectativas.

Desde el inicio de la relación es esencial que se definan y compartan con claridad los objetivos y expectativas. Esto evitará confusiones y posibles conflictos en el futuro.

Feedback constante.

Una comunicación eficiente no sólo implica hablar, sino también escuchar. Es importante que exista un intercambio continuo de opiniones y percepciones que permita hacer ajustes y mejoras en la relación.

Herramientas de comunicación.

Utilizar herramientas tecnológicas que faciliten la comunicación puede ser de gran ayuda. Plataformas de mensajería, videoconferencias o sistemas de gestión de proveedores pueden mejorar la fluidez y eficiencia de la comunicación.

La transparencia y la comunicación efectiva son elementos clave en la gestión de proveedores. No sólo mejoran la relación con los mismos, sino que también contribuyen a la eficiencia y productividad de la empresa.

Por eso desde Mirihi nuestro compromiso siempre es y será darte las herramientas y estrategias ideales para que puedas optimizar tu gestión de proveedores en cada eslabón. Si deseas saber más sobre nuestros servicios ponte en contacto con nosotros para que un miembro de nuestro equipo pueda ayudarte.